Warum KI ein Game-Changer für die Auftragserfassung ist

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In der schnelllebigen Welt des Vertriebsinnendienstes sind Effizienz und Genauigkeit von größter Bedeutung. Dennoch kämpfen viele Vertriebsteams immer noch mit der belastenden Aufgabe, Kundenaufträge manuell zu verarbeiten. Dies verbraucht nicht nur wertvolle Zeit, sondern lässt auch Raum für Fehler. Natürlich haben fast alle schon gehört, wie Künstliche Intelligenz (KI) die meisten Branchen verändern wird. In diesem Artikel werden wir in das Potenzial der KI eintauchen, um die Produktivität bei der Erfassung von Verkaufsaufträgen zu steigern, und wie KI Ihre Vertriebsprozesse auf ein neues Niveau heben kann.

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Der Status Quo: Manuelle Verarbeitung von Kundenaufträgen

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Derzeit werden die meisten Kundenaufträge manuell, oft per E-Mail, bearbeitet. Dies verursacht einen massiven Zustrom von E-Mails, Anhängen und Dokumenten in verschiedenen Formaten. Vertriebsteams müssen mühsam jede E-Mail durchsuchen, relevante Informationen extrahieren und in ihre Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme eingeben. Dieser manuelle Prozess ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig, was zu hohen Arbeitsbelastungen in Ihrem Team, potenziellen Verzögerungen und Unzufriedenheit bei den Kunden führt.

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KI Verstehen: Die Technologie der Large Language Models (LLMs)

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Künstliche Intelligenz (KI) ist ein breites Feld, das verschiedene Technologien umfasst, die es Maschinen ermöglichen, menschliche Intelligenz nachzuahmen. Im Zentrum dieser neuen Technologie, besonders im Bereich der Auftragserfassung, steht eine spezielle Art von KI, die als Large Language Models (LLMs) bekannt ist.

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Was sind Large Language Models (LLMs)?

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LLMs sind fortschrittliche KI-Systeme, die darauf ausgelegt sind, menschliche Sprache zu verstehen, zu generieren und zu verarbeiten. Sie werden mit enormen Mengen an Textdaten trainiert, was ihnen ermöglicht, Kontexte zu erkennen, Nuancen zu erfassen und kohärente und kontextuell relevante Antworten zu generieren. Die Raffinesse von LLMs liegt in ihrer Fähigkeit, natürliche Sprache zu verarbeiten und zu verstehen, was sie zu unglaublich leistungsfähigen Werkzeugen für die Automatisierung von Aufgaben macht, die Text und Kommunikation beinhalten.

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Wie funktionieren LLMs?

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LLMs arbeiten mit einer Deep-Learning-Architektur namens Transformatoren. Diese Architektur ermöglicht es ihnen, Sprache mit einem beispiellosen Maß an Genauigkeit und Kohärenz zu verarbeiten und zu generieren. Hier ist eine vereinfachte Darstellung ihrer Funktionsweise:

1. Training: LLMs werden mit vielfältigen Datensätzen trainiert, die Milliarden von Wörtern aus Büchern, Artikeln, Websites und anderen Textquellen umfassen. Während des Trainings lernt das Modell, das nächste Wort in einem Satz vorherzusagen, und versteht nach und nach Grammatik, Kontext und sogar Nuancen wie Ton und Stil.
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2. Feinabstimmung: Nach dem initialen Training können LLMs für spezifische Aufgaben oder Branchen feinabgestimmt werden, indem man ihnen branchenspezifische Daten zuführt. Für die Kundenauftragserfassung könnte dies bedeuten, das Modell mit Daten aus Verkaufsaufträgen, Rechnungen und Kundenkommunikation anzureichern.
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3. Schlussfolgerung: Einmal trainiert, können LLMs Text generieren, Fragen beantworten, Dokumente zusammenfassen, Informationen extrahieren und vieles mehr. Sie können Anfragen in natürlicher Sprache verstehen und darauf reagieren, was sie zu äußerst vielseitigen Assistenten für fast alle Aufgaben der Verkaufsauftragserfassung macht.

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Automatisierung mühsamer und fehleranfälliger Aufgaben mit LLMs

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Wenn sie geschickt und korrekt angewendet werden, ermöglichen es uns KI und insbesondere LLMs, viele der mühsamen und fehleranfälligen Aufgaben im täglichen Vertriebsbetrieb zu automatisieren und somit Vertriebsteams den Fokus auf strategischere und wertvollere Aktivitäten zu lenken.

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KI als virtueller Assistent in Ihrem Posteingang

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Stellen Sie sich folgendes Szenario vor, das mit den heutzutage verfügbaren Technologien leicht implementiert werden kann: Ein hochmodernes LLM hat Zugang zu Ihrem Verkaufsauftragspostfach. So kann KI den Verkaufsauftragserfassungsprozess vereinfachen und die Effizienz erheblich steigern:

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• Öffnen und Lesen von Dokumenten: KI kann eingehende Dokumente automatisch öffnen und lesen, sie anhand vordefinierter Kriterien identifizieren und klassifizieren. Unabhängig davon, in welchem Dateiformat Ihre Kunden Ihnen Dokumente senden: Word, PDF, Excel, CSV, XML oder jedes andere Format. Sogar Bilder, die mit dem Telefon aufgenommen wurden.
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• Datenextraktion: KI kann Daten in strukturierter Form, wie Produktinformationen, Preis, Menge, Kundendaten und Vertragskonditionen, aus verschiedenen Dokumentformaten extrahieren. Dies stellt sicher, dass alle notwendigen Informationen genau und schnell erfasst werden.
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• Datenabgleich: KI kann die extrahierten Auftragsdaten mit Ihren bestehenden Systemaufzeichnungen (z.B. in Ihrem ERP) abgleichen und auf Diskrepanzen oder fehlende Informationen prüfen.
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• Erstellung von Angeboten und Aufträgen: KI kann automatisch Angebote oder neue Verkaufsaufträge basierend auf den extrahierten Daten erstellen, was Konsistenz sicherstellt und die Bearbeitungszeit verkürzt.
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• Entwurf personalisierter Antworten: KI kann personalisierte E-Mail-Antworten an Kunden entwerfen, sei es, um Angebote zu senden, Aufträge zu bestätigen oder zusätzliche Informationen anzufordern, und so einen reibungslosen Kommunikationsfluss aufrechterhalten. Durch die Analyse früherer Interaktionen und Kundenpräferenzen können Sie die KI sogar anweisen, in der Sprache und dem Kommunikationsstil zu antworten, der am besten zu Ihrem Kunden passt.
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• Proaktive Nachverfolgung: KI kann den Status von Verkaufsaufträgen überwachen und automatisch Nachverfolgungs-E-Mails an Kunden senden. Dies stellt eine rechtzeitige Kommunikation sicher und hält Kunden über den Auftragsstatus, Lieferaktualisierungen und eventuelle Probleme informiert.

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Effizienzgewinne durch KI

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Durch die Integration von KI direkt in Ihren Verkaufsauftragsposteingang können Sie ihn in ein Produktivitätskraftwerk verwandeln. Hier ein genauerer Blick auf die Vorteile:

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• Zeitersparnis: Die Automatisierung der sich wiederholenden Aufgaben des Lesens, Extrahierens und Eingebens von Daten bedeutet, dass Ihr Team weniger Zeit mit administrativer Arbeit verbringt und sich mehr auf wertschöpfende Aktivitäten konzentrieren kann.
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• Erhöhte Genauigkeit: Selbst die besten und motiviertesten Mitarbeiter werden irgendwann müde und machen Fehler. KI reduziert das Risiko menschlicher Fehler und stellt sicher, dass Daten korrekt und konsistent in Ihr ERP- oder CRM-System eingegeben werden. Durch das Abgleichen mehrerer Datenpunkte und die Überprüfung von Informationen trägt die KI zur Integrität Ihrer Vertriebsdaten bei und verringert das Risiko von Diskrepanzen.
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• Schnellere Abwicklung: Da KI die anfängliche Bearbeitung von Verkaufsaufträgen übernimmt, können Sie Kundenanfragen schneller beantworten und Transaktionen schneller abschließen. Der Umsatz wird schneller auf Ihrem Konto verbucht.
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• Höhere Kundenzufriedenheit: Schnellere Reaktionszeiten und weniger Fehler führen zu zufriedeneren Kunden und stärkeren Beziehungen.
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• Nutzung von Datenanalysen: LLMs können historische Verkaufsdaten analysieren, um zukünftige Trends vorherzusagen und Muster im Kundenverhalten zu erkennen, wodurch Vertriebsteams die Nachfrage besser antizipieren und ihre Strategien entsprechend anpassen können.
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Wie uify bei der Automatisierung Ihrer Auftragsverarbeitung helfen kann

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Bei uify spezialisieren wir uns darauf, KI zu nutzen, um Auftragsprozesse zu vereinfachen und zu automatisieren. Unsere KI-gesteuerten Lösungen können Ihren Auftragsposteingang automatisch abarbeiten und Ihrem Team ermöglichen, beispiellose Effizienz und Genauigkeit zu erreichen.

Mit unserer adaptiven LLM-Technologie haben Sie einen virtuellen KI-Assistenten mit menschlichem Problemlösefähigkeiten direkt in Ihrem Posteingang, der sich um arbeitsintensive Aufgaben kümmert. Sie können Ihren KI-Assistenten an die spezifischen Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens anpassen, indem Sie beispielsweise benutzerdefinierte Validierungen wie die Überprüfung der Lagerverfügbarkeit, frühestmögliche Liefertermine oder die Anwendung kundenspezifischer Rabatte hinzufügen.

Sie fühlen sich nicht wohl dabei, Ihren KI-Assistenten kritische Prozesse automatisieren zu lassen? Keine Sorge, unser „Human-in-the-Loop“-Ansatz sorgt dafür, dass Sie die volle Kontrolle über kritische Entscheidungen behalten.

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Wir glauben, dass KI tatsächlich ein Game-Changer für die Auftragserfassung ist – und unsere Kunden stimmen zu! Die Integration von LLMs in den Auftragsposteingang bietet zahlreiche Vorteile, die über die bloße Automatisierung der Dateneingabe hinausgehen. Von verbesserter Kundeninteraktion und fortschrittlicher Analyse bis hin zu optimierter Datenverwaltung und betrieblicher Effizienz können LLMs die Art und Weise, wie Vertriebsteams Aufträge bearbeiten, revolutionieren.

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